Doanh nghiệp thuê nhà của cá nhân làm trụ sở cần chú ý điều gì?

Dưới đây là thông tin chi tiết về những điều doanh nghiệp cần chú ý khi thuê nhà của cá nhân làm trụ sở theo quy định pháp luật Việt Nam năm 2025, kết hợp với vai trò của Công ty Luật Hưng Nguyên trong việc hỗ trợ tư vấn pháp lý. Tôi cũng sẽ liên hệ với các yêu cầu trước đó của bạn (thuê trọ, tình trạng pháp lý nhà ở, tách sổ, đăng ký thuế, hóa đơn điện tử) để cung cấp câu trả lời toàn diện.

1. Tổng quan về việc doanh nghiệp thuê nhà của cá nhân làm trụ sở

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, Luật Nhà ở 2023, và các văn bản hướng dẫn (Nghị định 99/2024/NĐ-CP, Thông tư 10/2024/TT-BTNMT), doanh nghiệp có thể thuê nhà ở của cá nhân để đặt trụ sở chính, nhưng phải tuân thủ các quy định pháp lý để đảm bảo tính hợp pháp và tránh rủi ro về thuế, hành chính, hoặc tranh chấp. Các lưu ý chính bao gồm kiểm tra tình trạng pháp lý của nhà ở, ký kết hợp đồng thuê, kê khai thuế, và đảm bảo nhà ở phù hợp với mục đích kinh doanh.

2. Những điều doanh nghiệp cần chú ý khi thuê nhà của cá nhân làm trụ sở

Dựa trên Luật Nhà ở 2023, Luật Doanh nghiệp 2020  dưới đây là các lưu ý quan trọng:

a. Kiểm tra tình trạng pháp lý của nhà ở

Như đã giải thích trong câu hỏi trước, tình trạng pháp lý của nhà ở là yếu tố quan trọng để đảm bảo nhà thuê đủ điều kiện làm trụ sở doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần lưu ý:

• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở (sổ đỏ/sổ hồng):
  • Nhà ở phải có sổ đỏ/sổ hồng hợp lệ, đứng tên cá nhân cho thuê hoặc được ủy quyền hợp pháp.
  • Kiểm tra thông tin trên sổ đỏ (chủ sở hữu, diện tích, mục đích sử dụng đất) để đảm bảo không có hạn chế quyền (ví dụ: đất nông nghiệp, đất dự án không cho thuê).
• Tình trạng tranh chấp, thế chấp, quy hoạch:
  • Nhà ở không được nằm trong tranh chấp, thế chấp tại ngân hàng, hoặc kê biên để thi hành án.
  • Không thuộc diện quy hoạch, thu hồi đất, hoặc phá dỡ theo quyết định của cơ quan nhà nước.
  • Cách kiểm tra: Yêu cầu giấy xác nhận tình trạng nhà ở tại UBND phường/xã hoặc tra cứu tại Văn phòng Đăng ký đất đai (VPĐKĐĐ). Công ty Luật Hưng Nguyên có thể hỗ trợ tra cứu với chi phí 2-5 triệu đồng, thời gian 1-3 ngày.
• Giấy phép xây dựng và PCCC:
  • Nhà ở phải có giấy phép xây dựng (trừ nhà dưới 7 tầng, theo Luật Xây dựng 2014 sửa đổi).
  • Nếu nhà ≥ 5 tầng hoặc diện tích sàn ≥ 1.000 m², phải có biên bản nghiệm thu phòng cháy chữa cháy (PCCC) (Nghị định 136/2021/NĐ-CP).
• Không đặt trụ sở tại chung cư hoặc nhà tập thể:
  • Theo Điều 6 Luật Nhà ở 2014 và Công văn 2544/BXD-QLN năm 2009, doanh nghiệp không được đặt trụ sở tại căn hộ chung cư hoặc nhà tập thể có chức năng để ở (thường từ tầng 3 trở lên).
  • Ngoại lệ: Có thể đặt tại tầng trệt, tầng 1-2 của chung cư nếu chủ đầu tư đã xin cấp chức năng kinh doanh,cho thuê văn phòng (cần xuất trình Quyết định phê duyệt dự án hoặc giấy tờ tương đương).

b. Ký kết hợp đồng thuê nhà

• Hình thức hợp đồng:
  • Hợp đồng thuê nhà phải được lập bằng văn bản, có chữ ký của cả hai bên (doanh nghiệp và cá nhân cho thuê) (Điều 121 Luật Nhà ở 2023).
  • Không bắt buộc công chứng/chứng thực, trừ trường hợp các bên có nhu cầu. Tuy nhiên, công chứng hợp đồng là khuyến khích để đảm bảo tính pháp lý và tránh tranh chấp (chi phí công chứng: 100.000-500.000 đồng).
• Nội dung hợp đồng:
  • Thông tin về nhà ở (địa chỉ, diện tích, tình trạng nhà).
  • Giá thuê, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán.
  • Thời hạn thuê (tối đa 5 năm, có thể gia hạn).
  • Quyền và nghĩa vụ của các bên (ví dụ: sửa chữa nhà, bảo quản tài sản).
  • Điều khoản về tiền đặt cọc (không quá 3 tháng tiền thuê, trừ khi có thỏa thuận khác).
  • Cam kết nhà ở không tranh chấp, không thuộc diện quy hoạch.
  • Điều khoản về thuế: Xác định rõ bên nào chịu trách nhiệm nộp thuế (doanh nghiệp khai thuế thay hay cá nhân tự khai).
  • Các thỏa thuận khác (chi phí điện, nước, internet; quyền sửa chữa, cải tạo nhà).
• Lưu ý về sửa chữa, cải tạo:
  • Doanh nghiệp chỉ được sửa chữa, tạo vách ngăn nhẹ nếu được cá nhân cho thuê đồng ý và không làm thay đổi cấu trúc cơ bản của nhà (Điều 125 Luật Nhà ở 2023).
  • Cần thỏa thuận rõ chi phí cải tạo và trách nhiệm khôi phục hiện trạng khi chấm dứt hợp đồng.
• Mẫu hợp đồng:
  • Công ty Luật Hưng Nguyên có thể cung cấp mẫu hợp đồng thuê nhà làm trụ sở theo chuẩn của Luật Nhà ở 2023, đảm bảo đầy đủ các điều khoản cần thiết (chi phí soạn thảo: 1-2 triệu đồng).

c. Đăng ký trụ sở tại cơ quan nhà nước

• Đăng ký kinh doanh:
  • Khi thành lập doanh nghiệp hoặc thay đổi địa chỉ trụ sở, doanh nghiệp phải đăng ký địa chỉ trụ sở chính tại Sở Kế hoạch và Đầu tư (theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020).
  • Hồ sơ đăng ký bao gồm:
    • Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (nếu thay đổi trụ sở).
    • Hợp đồng thuê nhà (không bắt buộc nộp nhưng cần chuẩn bị để cơ quan thuế kiểm tra).
    • Bản sao công chứng sổ đỏ/sổ hồng của nhà thuê (nếu cơ quan thuế yêu cầu).
  • Chi phí: 100.000-300.000 đồng (lệ phí đăng ký), thời gian: 3-5 ngày làm việc.
• Thông báo với cơ quan thuế:
  • Doanh nghiệp phải thông báo địa chỉ trụ sở mới với Chi cục Thuế nơi đặt trụ sở nếu thay đổi địa chỉ (theo Thông tư 156/2013/TT-BTC).
  • Hồ sơ bao gồm:
    • Thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế (mẫu 08-MST).
    • Hợp đồng thuê nhà và bản sao sổ đỏ/sổ hồng.
  • Nếu thay đổi trụ sở khác quận/huyện, doanh nghiệp cần chốt thuế tại Chi cục Thuế cũ trước khi chuyển sang Chi cục Thuế mới (thời gian: 10-15 ngày).
• Lưu ý về địa chỉ:
  • Địa chỉ trụ sở phải chính xác, rõ ràng, và phù hợp với địa giới hành chính (số nhà, ngõ, phố, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố) (Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020).
  • Nếu địa chỉ thực tế khác với địa chỉ trên sổ đỏ, cần xin xác nhận địa chỉ tại UBND phường/xã để tránh rủi ro bị đóng mã số thuế (Công ty Luật Hưng Nguyên có thể hỗ trợ, chi phí 1-2 triệu đồng).
• Phạt vi phạm:
  • Đặt trụ sở tại chung cư hoặc nhà tập thể không đúng quy định có thể bị phạt 10-20 triệu đồng (Nghị định 50/2016/NĐ-CP).
  • Không thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở bị phạt 1-2 triệu đồng (Nghị định 122/2021/NĐ-CP).

d. Quy định về thuế

Khi doanh nghiệp thuê nhà của cá nhân, cần chú ý các nghĩa vụ thuế sau:

• Thuế môn bài:
  • Doanh nghiệp phải nộp thuế môn bài hàng năm (1-3 triệu đồng, tùy vốn điều lệ, theo Nghị định 139/2016/NĐ-CP).
  • Cá nhân cho thuê nhà không phải nộp thuế môn bài nếu không đăng ký kinh doanh (Công văn 17526/BTC-TCT).
• Thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN):
  • Doanh thu ≤ 100 triệu đồng/năm: Cá nhân cho thuê nhà được miễn thuế GTGT và TNCN, không cần nộp hồ sơ khai thuế (Thông tư 40/2021/TT-BTC).
  • Doanh thu > 100 triệu đồng/năm:
    • Cá nhân tự khai thuế: Nộp thuế GTGT (5%) và TNCN (5%) theo phương pháp khoán (tổng thuế 10% doanh thu).
    • Doanh nghiệp khai thuế thay: Nếu hợp đồng thuê có thỏa thuận doanh nghiệp nộp thuế thay, doanh nghiệp phải khấu trừ và nộp thuế GTGT, TNCN trước khi thanh toán tiền thuê (Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP).
    • Cá nhân có thể khai thuế theo năm dương lịch hoặc theo từng lần phát sinh kỳ thanh toán (Điều 9 Thông tư 40/2021/TT-BTC).
  • Hồ sơ khai thuế thay:
    • Hợp đồng thuê nhà.
    • Chứng từ thanh toán tiền thuê (chuyển khoản hoặc tiền mặt).
    • Tờ khai thuế GTGT, TNCN (mẫu 01/KK-TTS).
  • Nộp tại Chi cục Thuế nơi có nhà thuê, thời hạn: trước ngày 20 của tháng tiếp theo (nếu khai theo kỳ) hoặc trước ngày 31/1 năm sau (nếu khai theo năm).
• Hóa đơn điện tử:
  • Nếu cá nhân cho thuê nhà có doanh thu > 100 triệu đồng/năm, doanh nghiệp có thể yêu cầu cá nhân xuất hóa đơn điện tử cho tiền thuê nhà (Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
  • Nếu cá nhân không xuất hóa đơn, doanh nghiệp cần chuẩn bị bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ (mẫu 01/TNDN) để đưa chi phí thuê nhà vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN (Thông tư 96/2015/TT-BTC).
• Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN:
  • Chi phí thuê nhà được đưa vào chi phí được trừ nếu đáp ứng các điều kiện:
    • Có hợp đồng thuê nhà bằng văn bản.
    • Có chứng từ thanh toán tiền thuê (chuyển khoản nếu giá trị ≥ 20 triệu đồng).
    • Có chứng từ nộp thuế thay (nếu doanh nghiệp khai thuế thay) hoặc hóa đơn/bảng kê (nếu cá nhân tự nộp thuế).
  • Hồ sơ cần chuẩn bị: Hợp đồng thuê nhà, chứng từ thanh toán, chứng từ nộp thuế, và bản sao sổ đỏ (nếu cơ quan thuế yêu cầu).
• Lưu ý:
  • Nếu doanh nghiệp khai thuế thay, cần ghi rõ trong hợp đồng để tránh tranh chấp với cá nhân cho thuê.
  • Công ty Luật Hưng Nguyên có thể hỗ trợ kê khai thuế và đăng ký hóa đơn điện tử (chi phí: 2-5 triệu đồng, thời gian: 1-3 ngày).

e. Quy định về an toàn và môi trường

• Phòng cháy chữa cháy (PCCC):
  • Nhà thuê làm trụ sở phải có hệ thống PCCC đạt tiêu chuẩn (bình chữa cháy, lối thoát hiểm, đèn chiếu sáng khẩn cấp) (Nghị định 136/2021/NĐ-CP).
  • Doanh nghiệp cần kiểm tra biên bản nghiệm thu PCCC khi ký hợp đồng thuê để đảm bảo an toàn và tránh bị phạt (20-60 triệu đồng nếu vi phạm).
• Môi trường và an ninh:
  • Hoạt động kinh doanh tại nhà thuê không được gây tiếng ồn, ô nhiễm môi trường, hoặc ảnh hưởng đến an ninh trật tự (Điều 10 Luật Nhà ở 2023).
  • Ví dụ: Không được kinh doanh karaoke, dịch vụ gây cháy nổ, hoặc các hoạt động làm ảnh hưởng đến cư dân xung quanh.

f. Quyền và nghĩa vụ của các bên

• Quyền của doanh nghiệp (bên thuê):
  • Sử dụng nhà đúng mục đích làm trụ sở, yêu cầu cá nhân cho thuê sửa chữa nhà nếu hư hỏng không do lỗi của doanh nghiệp (Điều 125 Luật Nhà ở 2023).
  • Được ưu tiên mua nhà nếu cá nhân cho thuê bán nhà trong thời hạn thuê (Điều 126).
  • Được chấm dứt hợp đồng trước hạn nếu cá nhân cho thuê vi phạm nghiêm trọng (ví dụ: không đảm bảo quyền sử dụng nhà, tăng giá thuê bất hợp lý).
• Nghĩa vụ của doanh nghiệp:
  • Thanh toán tiền thuê đúng hạn, bảo quản nhà và tài sản gắn liền.
  • Tuân thủ pháp luật về PCCC, an ninh, và môi trường.
  • Không chuyển nhượng hoặc cho thuê lại nhà mà không có sự đồng ý của cá nhân cho thuê.
• Quyền của cá nhân cho thuê:
  • Nhận tiền thuê đúng hạn, yêu cầu doanh nghiệp bồi thường nếu làm hư hỏng nhà.
  • Chấm dứt hợp đồng nếu doanh nghiệp không trả tiền thuê ≥ 3 tháng hoặc sử dụng nhà sai mục đích.
• Nghĩa vụ của cá nhân cho thuê:
  • Cung cấp nhà ở đúng chất lượng, diện tích, và tình trạng như cam kết.
  • Đăng ký tạm trú cho nhân viên doanh nghiệp (nếu có) tại công an phường/xã (Luật Cư trú 2020).
  • Hỗ trợ doanh nghiệp trong các thủ tục hành chính (ví dụ: xác nhận địa chỉ, cải tạo nhà).

g. Xử lý tranh chấp

• Hòa giải:
  • Nếu xảy ra tranh chấp (ví dụ: cá nhân tăng giá thuê bất hợp lý, doanh nghiệp không trả tiền thuê), các bên nên hòa giải tại UBND phường/xã (chi phí: 2-5 triệu đồng nếu thuê luật sư).
• Khởi kiện:
  • Nếu hòa giải không thành, doanh nghiệp hoặc cá nhân có thể khởi kiện tại Tòa án nhân dân cấp huyện nơi có nhà thuê (Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015).
  • Công ty Luật Hưng Nguyên có thể hỗ trợ soạn đơn khởi kiện và đại diện tại tòa (chi phí: 20-50 triệu đồng, thời gian: 4-6 tháng).

3. Vai trò của Công ty Luật Hưng Nguyên

Công ty Luật TNHH Hưng Nguyên (trụ sở tại Ba Đình, Hà Nội) có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình thuê nhà của cá nhân làm trụ sở. Các dịch vụ cụ thể bao gồm:

a. Tư vấn pháp lý

• Kiểm tra tình trạng pháp lý của nhà ở (sổ đỏ, tranh chấp, quy hoạch, PCCC) để đảm bảo nhà thuê hợp pháp (chi phí: 1-3 triệu đồng).
• Tư vấn quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp theo Luật Nhà ở 2023 và Luật Doanh nghiệp 2020.
• Soạn thảo và rà soát hợp đồng thuê nhà để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp, tránh các điều khoản bất lợi (chi phí: 1-2 triệu đồng).
• Hướng dẫn các quy định về thuế (GTGT, TNCN, hóa đơn điện tử) khi thuê nhà của cá nhân.

b. Thực hiện thủ tục

• Kiểm tra pháp lý nhà ở:
  • Đại diện doanh nghiệp tra cứu thông tin tại UBND phường/xã hoặc VPĐKĐĐ (chi phí: 2-5 triệu đồng, thời gian: 1-3 ngày).
• Công chứng hợp đồng thuê:
  • Làm việc với văn phòng công chứng để công chứng hợp đồng thuê nhà (chi phí: 500.000-1 triệu đồng, thời gian: 1 ngày).
• Đăng ký trụ sở:
  • Hỗ trợ nộp hồ sơ đăng ký địa chỉ trụ sở tại Sở Kế hoạch và Đầu tư và thông báo với Chi cục Thuế (chi phí: 2-5 triệu đồng, thời gian: 3-7 ngày).
• Kê khai thuế và hóa đơn điện tử:
  • Hướng dẫn doanh nghiệp khai thuế thay cho cá nhân (nếu có thỏa thuận) hoặc hỗ trợ cá nhân xuất hóa đơn điện tử (chi phí: 2-5 triệu đồng, thời gian: 1-3 ngày).
• Đăng ký tạm trú:
  • Hỗ trợ cá nhân cho thuê đăng ký tạm trú cho nhân viên doanh nghiệp tại công an phường/xã (chi phí: 500.000-1 triệu đồng, thời gian: 1-2 ngày).

c. Giải quyết tranh chấp

• Đại diện doanh nghiệp hòa giải tranh chấp với cá nhân cho thuê tại UBND phường/xã (chi phí: 2-5 triệu đồng).
• Soạn đơn khởi kiện và đại diện tại Tòa án nhân dân cấp huyện nếu xảy ra tranh chấp (chi phí: 20-50 triệu đồng, thời gian: 4-6 tháng).

d. Liên hệ Công ty Luật Hưng Nguyên

Trụ sở chính: Số 14 N2 Ngõ 90 Nguyễn Tuân, Q. Thanh Xuân, Hà Nội.
Hotline : 0967 811 669
Email: congtyluathungnguyen@gmail.com

• Chi phí dịch vụ:
  • Tư vấn pháp lý: Miễn phí ban đầu, 1-3 triệu đồng nếu tư vấn chi tiết.
  • Thực hiện thủ tục: 2-10 triệu đồng, tùy loại thủ tục (kiểm tra pháp lý, công chứng, đăng ký trụ sở, kê khai thuế).
  • Giải quyết tranh chấp: 20-50 triệu đồng (khởi kiện sơ thẩm).
• Ưu điểm:
  • Vị trí trung tâm Ba Đình, thuận tiện cho doanh nghiệp ở nội thành Hà Nội.
  • Đội ngũ luật sư chuyên sâu về bất động sản, doanh nghiệp, và thuế.
  • Cam kết minh bạch chi phí, xử lý nhanh chóng (1-7 ngày cho các thủ tục hành chính).

4. Kết nối với các yêu cầu trước đó

• Liên quan đến thuê trọ (Luật Nhà ở 2023):
  • Quy định về thuê nhà làm trụ sở tương tự thuê trọ ở chỗ cần hợp đồng thuê bằng văn bản, kiểm tra tình trạng pháp lý nhà ở, và đảm bảo tiêu chuẩn PCCC. Tuy nhiên, thuê nhà làm trụ sở yêu cầu thêm đăng ký địa chỉ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư và thông báo với cơ quan thuế.
  • Công ty Luật Hưng Nguyên có thể hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra pháp lý nhà ở và soạn hợp đồng thuê, tương tự dịch vụ cho thuê trọ.
• Liên quan đến tình trạng pháp lý nhà ở:
  • Doanh nghiệp cần kiểm tra sổ đỏ, tranh chấp, quy hoạch, và PCCC của nhà thuê, như đã giải thích trong câu hỏi trước. Hưng Nguyên có thể thực hiện các thủ tục này với chi phí và thời gian tương tự (2-5 triệu đồng, 1-3 ngày).
• Liên quan đến tách sổ đỏ:
  • Nếu doanh nghiệp thuê đất của cá nhân và cần tách thửa để xây trụ sở, Hưng Nguyên có thể hỗ trợ thủ tục tách sổ theo Quyết định 61/2024/QĐ-UBND Hà Nội (chi phí: 3-10 triệu đồng, thời gian: 10-20 ngày).
• Liên quan đến đăng ký thuế, con dấu, hóa đơn điện tử:
  • Khi thuê nhà làm trụ sở, doanh nghiệp cần kê khai thuế GTGT, TNCN (nếu doanh thu > 100 triệu đồng/năm) và có thể yêu cầu cá nhân xuất hóa đơn điện tử. Hưng Nguyên có thể hỗ trợ đăng ký hóa đơn điện tử và kê khai thuế, tương tự dịch vụ của Công ty Luật Thái Hà (chi phí: 2-5 triệu đồng).
• Liên quan đến tranh chấp đất đai (lấn chiếm):
  • Nếu nhà thuê nằm trên đất có tranh chấp (ví dụ: lấn chiếm), Hưng Nguyên có thể hỗ trợ hòa giải hoặc khởi kiện để giải quyết, tương tự dịch vụ của Công ty Luật Thái Hà (chi phí: 20-50 triệu đồng, thời gian: 4-6 tháng).

5. Lưu ý thực tế cho doanh nghiệp

• Kiểm tra kỹ nhà ở trước khi thuê:
  • Yêu cầu cá nhân cho thuê cung cấp sổ đỏ, giấy phép xây dựng, và biên bản nghiệm thu PCCC. Hưng Nguyên có thể kiểm tra giúp để đảm bảo tính pháp lý.
• Thỏa thuận rõ ràng về thuế:
  • Ghi rõ trong hợp đồng bên nào chịu trách nhiệm nộp thuế (doanh nghiệp khai thay hay cá nhân tự khai) để tránh tranh chấp.
• Lưu giữ giấy tờ:
  • Giữ bản sao hợp đồng thuê, chứng từ thanh toán, và chứng từ nộp thuế để làm cơ sở đưa chi phí thuê nhà vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
• Tránh đặt trụ sở tại chung cư:
  • Đảm bảo nhà thuê không phải căn hộ chung cư hoặc nhà tập thể để tránh bị cơ quan thuế từ chối hoặc bị phạt.
• Liên hệ luật sư sớm:
  • Thuê Công ty Luật Hưng Nguyên ngay từ đầu để kiểm tra pháp lý và soạn hợp đồng sẽ giúp tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro pháp lý.

6. Gợi ý thêm

Nếu bạn có thông tin cụ thể về nhà thuê (địa chỉ, diện tích, mục đích kinh doanh) hoặc nhu cầu cụ thể (ví dụ: soạn hợp đồng, kiểm tra pháp lý, kê khai thuế), hãy cung cấp để tôi:

• Tư vấn chi tiết hơn về các bước thực hiện theo Luật Nhà ở 2023 và Luật Doanh nghiệp 2020.
• Cung cấp mẫu hợp đồng thuê nhà làm trụ sở hoặc hướng dẫn kê khai thuế.
• Kết nối trực tiếp với Công ty Luật Hưng Nguyên để nhận báo giá hoặc đặt lịch tư vấn.

Bạn cần tôi hỗ trợ thêm về mẫu hợp đồng, cách kiểm tra pháp lý nhà thuê, hay quy trình đăng ký trụ sở không?